Bizonyára sok látogatónk gondolkodott már azon, hogy kedvenc olvasmányaik vajon miként kerülnek fel a könyvtár polcaira? Az alábbi összeállításban röviden összefoglaljuk, mik azok a feldolgozási folyamatok, melyek után kölcsönözhetővé válnak a könyvek.

1. Kiválasztás

A könyvtár összegyűjti, hogy mely dokumentumokat (könyvet, e-könyvet, kiadványt, folyóiratot, adathordozót) szeretné beszerezni. A kiválasztást megkönnyíti, ha ismerjük az olvasói igényeket. Ehhez szükséges, hogy folyamatosan vezessük a könyvtárhasználók dokumentumkéréseit.

2. Beszerzés és érkeztetés

A dokumentumok beszerzése, azaz a kiválasztott dokumentumok megrendelése és megvásárlása után következik a tényleges feldolgozói munka, mely az úgynevezett érkeztetéssel veszi kezdetét. A beérkezett dokumentumok fogadásakor egybevetjük a megrendelést, a szállítmányt és az átvételi jegyzéket/számlát, valamint megállapítjuk a beérkezett példányok állapotát, hiánytalanságát, épségét. Az átvétel minden esetben jegyzékkel történik, amelyen a legfontosabb adatok szerepelnek, úgymint szerző, cím, kiadó, kiadási év, ár, dátum.

3. Nyilvántartásba vétel

Ahhoz, hogy a könyvtárhasználók kölcsönözni tudják a beszerzett könyveket, azokat nyilvántartásba kell venni. Minden dokumentumról vezetünk állomány nyilvántartást, melynek alapján az állomány egészének darabszáma és értéke, továbbá az egyes dokumentumok értéke bármikor megállapítható. Az érkezett dokumentumokat számla alapján bevezetjük a csoportos leltárkönyvbe is, majd a szállítmány és a számla TextLib[1] programba való bedolgozását végezzük. Amikor látogatóink az online katalógusunkban keresnek, tulajdonképpen ugyanazt látják, amit mi előzetesen a TextLib rendszerbe felvittünk.

A könyvtári szabályok szerint az állományba vett dokumentumhoz katalógus cédulát készítünk, és egyedi azonosító/vonalkód alapján beleltározzuk őket. Mielőtt beleltározott könyveink kölcsönözhetővé válnának, ellátjuk őket egyedi leltári számmal, a könyvtár tulajdonbélyegzőjével, és feltüntetjük a raktári jelzetet.